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Finances,
Règle
15, article 16
Notes
afférentes
à la
présentation
d'états
financiers
de l'état des revenus et des dépenses
L'achat de certificats de placements garantis, de dépôts à
terme, d'obligations d'épargne ou autres placements ne sauraient
être considérés comme des dépenses d'exploitation et, par
conséquent, ne peuvent être inclus dans l'État des revenus et
dépenses. L'acquisition de tels placements représente le
transfert de fonds d'un compte d'épargnes à un autre compte et
doivent être déclarés comme items au bilan seulement. Ainsi,
par exemple, l'achat d'un certificat de 5 000,00 $ indiquerait une
baisse de 5 000,00 $ au "solde en banque" et une
augmentation de 5 000,00 $ sous "Placements". Étant
donné que ces deux items apparaissent sous "ACTIF" au
bilan, les résultats d'une telle transaction n'ont aucune portée
du "TOTAL DE L'ACTIF".
L'intérêt reçu sur des placements doit être déclaré comme
revenu d'intérêt dans l'État des revenus et dépenses.
Les dossiers financiers de la succursale doivent être
conservés sur une base de comptant. En tant que tel, les
dépenses sont reconnues au moment où elles sont payées et non
au moment où elles sont encourues. De même, les revenus doivent
être déclarés au moment où ils sont, de fait, déposés au
compte en banque de la succursale. Dans la préparation des états
financiers de fin d'exercice, aucun compte ne doit être fait des
frais accumulés ou des cotisations recevables.
Si le budget de votre succursale prévoit à chaque exercice
des fonds en vue du Congrès national, il y a lieu de déclarer le
montant ainsi prévu comme une dépense dans l'État des revenus
et dépenses. La réserve du Congrès, au chapitre "Dettes"
du bilan, est alors augmenté du montant déclaré chaque année
comme dépense.
Toutes les dépenses pour le Congrès national doivent d'abord
être tirées de la réserve du Congrès lorsqu'elles sont
encourues. Tout coût excédentaire au montant du fonds de
réserve doit être déclaré dans l'État des revenus et
dépenses.
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Bilan |
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Actif
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Ces comptes servent à enregistrer
et rapporter l'argent et tout autre actif détenu par la
succursale.
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Encaisse disponible |
On inscrit sous ce compte la
petite caisse ou tout autre solde de fonds de caisse disponible
pour payer les petites dépenses imprévues qui n'exigent pas
l'émission ou l'inscription de chèques. |
| Solde
en banque |
On inscrit sous ce compte le total
de l'argent déposé dans des comptes courants ou d'épargnes dans
l'institution bancaire de la succursale. |
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Placements |
On inscrit à ce compte le montant des
CPG, dépôts à terme, bons du Trésor et autres placements de la
succursale.
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Ameuble-ments
& équipement |
Un montant nominal de 1,00 $ est
inscrit à ce compte comme indication de l'ameublement et de
l'équipement appartenant à la succursale. Étant donné que la
succursale ne paie aucun impôt et n'est pas conséquemment
sujette aux dispositions fiscales en ce qui a trait à
l'inscription et l'amortissement des biens fixes, tous les coûts
encourus pour l'acquisition de bien fixes sont considérés comme
des dépenses au moment de l'achat. |
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Passif et
excédent des membres |
Ces comptes servent à inscrire et
rapporter le passif (sommes dûes) par la succursale à trois
sources différentes et distinctes. Il y a d'abord les
institutions de crédit ou le Bureau national, puis les réserves,
et, enfin, l'excédent des membres.
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Emprunts,
Avances payables |
Sont inscrits à ce compte la
somme totale des fonds empruntés par la succursale pour
satisfaire à ses besoins de fonctionnements courants. Ces fonds
sont souvent fournis, sans intérêt, par le Bureau national et
remboursés au moyen de déductions régulières des cotisations
mensuelles versées par dépôt direct au compte en banque de la
succursale.
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Réserve du Congrès |
Ce compte accumule les montants transférés des fonds
d'opération en vue des dépenses prévues pour financer la
présence des observateurs de la succursale au Congrès national.
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Excédent des membres |
Les principes de comptabilité
reconnus stipulent que chaque dollar en actif appartient à
quelqu'un. Par conséquent, tout argent non requis pour rembourser
des emprunts ou satisfaire à des obligations futures appartient
aux membres. Il s'agit du chiffre d'équilibre requis pour
rapprocher l'actif du passif. Ces fonds sont accumulés dans
l'excédent des membres et représentent l'argent dû aux membres
de la succursale.
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État
des revenus et
dépenses
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Revenus |
Ces comptes servent à inscrire et
classifier les revenus reçus par la succursale.
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Revenu en cotisations
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Ce compte sert à inscrire le
revenu sous forme de cotisations mensuelles à la succursale. Le
revenu est enregistré au moment où les cotisations sont
déposés au compte bancaire de la succursale par le Bureau
national.
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Intérêt |
L'intérêt accumulé sur les
comptes en banque, les dépôts à terme ou autres placements de
l'excédent du fonds d'opération ou des fonds mis de côté dans
la réserve du Congrès.
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Autres |
Tout revenu qui n'est pas
facilement classifié dans les comptes décrits ci-dessus.
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Dépenses
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Les comptes faisant partie de ce groupe représentent tous les
coûts relatifs au fonctionnement de l'Union et sont répartis selon
les principales activités.
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Voyages des membres/ Indemnité
journalière
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Ce poste de dépenses sert à
inscrire toutes les dépenses encourues par les membres en voyage
d'affaires pour l'Union. Ces dépenses comprennent les repas,
l'indemnité de kilométrage, taxis, stationnement, billets
d'avion/train/autobus, etc.
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Réunions de succursale et de
délégué-e-s syndicaux
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Ce poste de dépenses sert à
inscrire les coûts reliés à la tenue de réunions. Ces
dépenses comprennent la location d'installations, congé sans
solde, déplacements pour assister aux réunions,
rafraîchissements, etc.
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Formation et éducation
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Il s'agit des coûts encourus pour
assister à des cours ou animer des cours de formation pour les
membres ou les délégué-e-s. Sont également compris les achats
de publications, de manuels de formation, le Manuel de santé et
sécurité, etc.
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Téléphone, frais de poste
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Il
s'agit des montants payés aux compagnies de téléphone pour les
frais d'interurbain, location d'équipement et services de
communication, que ces services soient utilisés ou que les
frais soient encourus par les membres de l'Exécutif ou les
membres en général dans la conduite d'affaires au nom du
syndicat. Ces coûts comprennent le téléphone cellulaire, le
télécopieur et les systèmes de pagette. Le coût de tous genres
de services postaux ou de messagerie sont compris. |
Papeterie /bureau
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Toutes les fournitures, telles que papeterie, formulaires de
comptabilité, matériel imprimé, matériel de reproduction et
une grande variété de fournitures de bureau. Sont également
compris les frais d'impression associés à la publication de
bulletins de succursale, etc. |
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Honoraires |
Les sommes payées à même les fonds de la succursale, en conformité
de la Règle 17 des Règles de
succursales.
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Transfert au Congrès |
Les montants puisés à même les fonds
d'opération pour financer la présence de membres de la
succursale au Congrès national comme observateurs. |
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Frais bancaires |
Les frais bancaires pour le service et l'intérêt payé sur le
montant à découvert à la banque, la marge de crédit et autres
emprunts à court terme. |
Instructions
pour les vérificateurs
Introduction
Les Règles des succursales de la CEUDA veulent que les livres
financiers d'une succursale soient vérifiés chaque année ou
lorsqu'un détenteur ou plus du pouvoir de signature démissionne.
L'Article 1 de la Règle 15 des succursales stipule que la
nomination des vérificateurs est la responsabilité de
l'Exécutif de la succursale. Ayant reconnu que les vérificateurs
ainsi nommés n'ont peut-être pas d'expérience en comptabilité
et aient besoin de conseils, le Bureau national de la CEUDA a
préparé des instructions pour les vérificateurs, à être
inclus dans la trousse du Trésorier des succursales, offrant
certains conseils et lignes directrices qui leurs seront d'une
grande utilité dans l'exercice de leurs fonctions.
Fonctions
d'un vérificateur
Le
vérificateur doit savoir qu'il n'est pas tenu de vérifier
chacune des transactions financières survenues au cours de
l'exercice financier qui est l'objet de vérification. En fait, un
vérificateur est seulement tenu de faire le montant de
vérification qui lui permet d'affirmer que les livres et états
financiers de la succursale sont matériellement exacts et
reflètent la juste situation de la succursale au moment de la
vérification. Un vérificateur se trouverait à reprendre le
travail déjà fait par le trésorier ou la trésorière s'il se
trouvait dans l'obligation de vérifier la précision et
l'authenticité de chaque transaction financière survenue au
cours de la période qui est l'objet de vérification. Il
s'agirait d'une répétition coûteuse, tant en temps qu'en
argent, et de peu ou d'aucune valeur pour la succursale.
La présentation des états financiers
est la responsabilité du trésorier ou de la trésorière, et non
celle du vérificateur. Par contre, si les vérificateurs trouvent
que les états financiers ne sont pas conformes aux normes
établies de comptabilité et/ou non préparées conformément à
la trousse du trésorier ou de la trésorière de la succursale,
ils se verraient obligés d'en faire rapport à l'Exécutif de la
succursale.
Les vérificateurs sont prévenus de
ne pas mettre en question la façon dont les fonds sont dépensés,
ou à quel poste, étant donné que ce domaine relève de
l'autorité constitutionnelle et de la compétence de l'Exécutif
de la succursale. Les vérificateurs sont seulement tenus de
vérifier qu'on a exercé de façon appropriée l'autorisation de
dépenses des fonds et que les déboursés ont été dûment
enregistrés.
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Méthodologie des vérificateurs |
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Étape 1 |
Obtenir
les articles suivant du trésorier:
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a. |
grands
livres et journaux pour l'exercice; |
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b. |
factures
et comptes de dépenses payés; |
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c. |
bordereaux
de dépôt; |
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d. |
états
bancaires, chèques annulés, CPG et dépôts à terme; |
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e. |
procès-verbaux
de toutes les réunions de l'Exécutif, délégué-e-s
syndicaux et des assemblées générales des membres de la
succursale; |
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f. |
états
financiers complets pour la période; |
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g. |
copie
de la Règle 15 des succursales; et |
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h. |
trousse
du trésorier ou de la trésorière des succursales. |
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Étape 2 |
S'assurer que la nomination des
vérificateurs est conforme à la Règle 15 des succursales. |
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Étape 3 |
S'assurer que les états
bancaires, livrets d'épargnes CPG et dépôts à terme indiquent
véritablement les soldes inscrits dans les grands livres et les
états financiers de la succursale. |
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Étape 4 |
Vérifier en entier les plus
grands déboursés inscrits aux dossiers (environ 10% de tous les
déboursés). Le restant des transactions doivent être vérifier
au hasard. Il faut confirmer que:
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a. |
chaque
transaction a été autorisée comme il se doit; |
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b. |
correctement
enregistrée; et |
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c. |
le
chèque de paiement porte la signature de deux chargés de
pouvoirs. |
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Étape 5 |
Choisir au hasard les états
bancaires d'un mois ou deux aux fins de vérification. Tous les
chèques inscrits sur l'état bancaire doivent être disponibles.
Il faut vérifier que:
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a. |
tous
les chèques annulés ont été correctement signés et
endossés; |
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b. |
tous
les frais bancaires reflètent les activités bancaires; |
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c. |
toutes
les inscriptions débit/crédit des comptes bancaires ayant
trait à l'achat ou la vente de CPG, dépôts à terme ou
autres placements soient conformes aux reçus de placement
(par ex. les dates d'achat et de vente doivent coincider
avec les retraits et dépôts bancaires); et |
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d. |
les
états bancaires reflètent les dépôts, conformément à
la copie du bordereau de dépôt. |
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Étape 6 |
Confirmer que les dossiers
financiers ont été maintenus en conformité de la Règle 15 des
succursales et que le Bilan et l'État des revenus et dépenses
ont été préparés en conformité avec la trousse du trésorier
ou de la trésorière des succursales. |
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Étape
7 |
Examiner les procès-verbaux des
réunions de l'Exécutif de la succursale, des délégué-e-s
syndicaux et des assemblées générales des membres pour
s'assurer de la bonne exécution de toutes les motions relatives
aux questions financières. |
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Étape
8 |
Signer le rapport du vérificateur
au bas du bilan. |
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